Con carácter previo cabe señalar que los servicios rurales/oficinas auxiliares (SSRR) no pueden prestarlos siguientes servicios:
En el ámbito rural se han incorporado aparte de las PDA’s, dispositivos para pago electrónico MPOS (PIN PAD o terminal de pago) e impresoras portátiles.
Según lo detallado en el Reglamento de la UPU, se recuerda que de conformidad a las disposiciones relativas a los envíos de correspondencia de la Unión Postal Universal (UPU), está terminantemente prohibido admitir y dar curso a envíos postales internacionales de correspondencia que porten una dirección de retorno de un país diferente a la del signo de franqueo.
En consecuencia, todos los envíos admitidos en la red, podrán únicamente llevar una única dirección de retorno sita en España. En los casos en los que no se produzca esta circunstancia se invitará al remitente a que modifique dicha dirección. En el caso de que no acceda, no se admitirán los envíos, advirtiéndole de que en caso de que los envíos aparezcan en buzones, NO serán cursados a destino, declarándose como sobrantes.
Antes de proceder a la admisión del envío (preadmisión), hay que verificar que puede circular por correo (que no se trata de una mercancía o contenido prohibido), el embalaje es el adecuado, se presenta de forma segura y no excede los límites reglamentarios en lo que a peso y medidas se refiere. En caso de no cumplir alguno de estos requisitos, no se tiene que admitir.
Si todas las comprobaciones son correctas acceder desde la PDA a la aplicación HERA “Envío Postal” y proceder para la admisión
El cobro del servicio se hará a través de la bolsa generada en HERA (PDA). Consultar el detalle de la bolsa, si se han realizado varios servicios aparecen detallados de forma individual (cantidad e importe de cada uno) y conjunta (suma del importe total de todos los servicios). Comprobado que todo es correcto se acepta el cobro y se pregunta al cliente como desea recibir la factura simplificada:
Cobrar el importe de la bolsa al cliente. No se pueden dejar bolsas abiertas, si el cliente desiste del servicio o no se puede completar un pago ya subido a bolsa, hay que eliminarlas:
Independientemente de haber realizado o no alguna operación, al final de la jornada, se debe hacer el cierre de caja. Esto permite que la oficina de la que depende el SSRR pueda contabilizar en el balance de las operaciones realizadas.
Una vez pulsado “Cerrar caja”, el sistema lanza una llamada para hacer el cierre y recuperar el total de lo trabajado en la jornada.
Los envíos admitidos y toda la documentación generada durante la jornada se enviará por valija para SSRR a la oficina de la que depende.< Los impresos, etiquetas, productos (embalajes, sobres, sellos…) que se necesite reponer para realizar el servicio se solicitaran a la oficina.
Si los pesos o dimensiones del envío que presenta el cliente exceden de lo reglamentado o solicita un producto que no tenga admisión por los SSRR, se ofrecerá un producto alternativo. Si el envío no viene debidamente acondicionado, se ofrecerán los sobres y embalajes de Correos.
En un listado se irá registrando la venta de cada uno de los productos para su liquidación al final de la jornada.
Cuando el servicio solicitado por el cliente es de tipo postal (envíos de documentos, mercancías, etc...) los documentos necesarios para su tratamiento son diferentes según el destino del envío, por lo en primer lugar hay que solicitar el destino del envío.
Nacional: para la correspondencia de ámbito nacional existe un único impreso de admisión para todos los productos, ya sean cartas certificadas o paquetería (Carta Nacional Certificada, Carta Nacional Certificada Urgente, Paquete Azul, Paq Estándar, Paq Premium). El impreso se denomina M11A y es autocopiativo, la copia se entrega al cliente sellada y firmada. También debe firmar, por duplicado, el Anexo de admisión que contiene la política de protección de datos.
En los siguientes casos, siempre que el contenido sea diferente a "Documentos ", el remitente del envío deberá cumplimentar y firmar el impreso CN23:
CN22 CN23.
El cliente puede hacer el seguimiento de su envío en el localizador de la web de Correos con el número que figura junto al código de barras del impreso M11A, este número se vincula al que genera el sistema en el momento de la grabación del envío en IRIS por el empleado de la oficina de la que dependa el SSRR.
En las admisiones unitarias de cartas certificadas, cartas certificadas urgentes y valores declarados, y en la paquetería en todos los casos, no es necesario adherir al envío ninguna etiqueta preimpresa, la etiqueta se genera en IRIS cuando la oficina de la que depende el SSRR la grabe.
Las cartas ordinarias no requieren impresos ni etiquetas especiales, salvo la carta ordinaria urgente, que debe llevar un código especial a efectos de seguimiento.
Las etiquetas de servicio preimpresas CD, VD (con Valor Declarado) o CU (Urgente), solo se utilizarán para envíos admitidos mediante admisión múltiple (relación).
Internacional: Los envíos postales internacionales (Carta certificada, Paq Light, Paquete Económico Internacional, Paq Standard y Paq Premium) utilizan impresos y etiquetas diferentes a los de ámbito nacional.
IMPRESOS DE ADMISIÓN:
Carta certificada internacional el impreso M11i autocopiativo con los datos de destino y remite del envío estará correctamente cumplimentado.
En los siguientes supuestos, siempre que el contenido sea diferente a "Documentos", el remitente del envío deberá cumplimentar el impreso CN22 o CN23:
Los impresos CN23 y CN22 deben cumplimentarse por el remitente en el momento de la admisión y han de ser firmados inexcusablemente por el remitente como prueba de que la declaración del contenido del envío es correcta y acorde con la normativa en materia de mercancías peligrosas, por lo que el SSRR deberá llevar siempre impresos suficientes de este tipo de admisiones.
Las etiquetas de servicio preimpresas: RR o RF, VV (con Valor declarado), solo se utilizarán para envíos admitidos mediante admisión múltiple (relación).
Paq Standard, Paq Premium, Paq internacional Económico y Paq Light solicitar al cliente que cumplimente en todos sus campos el impreso M11i y se le entrega la copia.
REQUISITOS DOCUMENTALES:
En los siguientes supuestos el remitente del envío deberá cumplimentar el impreso CP71/ CN23 siempre que el contenido sea diferente a "Documentos".
Los impresos CP71/CN23 deben cumplimentarse por el remitente en el momento de la admisión y han de ser firmados inexcusablemente por el remitente como prueba de que la declaración del contenido del envío es correcto y acorde con la normativa en materia de mercancías peligrosas, por lo que el SSRR deberá llevar siempre impresos suficientes de este tipo de admisiones.
Cuando el destino sea UE y el origen Península y Baleares, solo es necesario que acompañe al envío la etiqueta de contenido.
Teclear en la Epelsa la modalidad y valor añadido elegido por el cliente y de esta manera obtener la estampilla con el importe del franqueo. Si no se dispone de Epelsa, se adhieren sellos de la FNMT que sustituirán a la estampilla de la Epelsa.
La cantidad de cada uno de los valores faciales utilizados se registra en el listado de venta de productos para liquidarlos al finalizar la jornada.
Tras la admisión de cualquier envío o venta de cualquier producto se debe cobrar al cliente la cantidad correspondiente. No se permite tener vales en caja.
En el supuesto de envíos procedentes de la admisión al paso, y el enlace rural no disponga de sellos, y por tanto no hayan podido ser franqueados, se considera como una admisión provisional y los envíos serán admitidos por el personal de la Oficina. El Enlace rural entregará el resguardo definitivo de admisión al cliente con posterioridad. Igual tratamiento tendrán aquellos envíos cuya admisión deba realizarse necesariamente en una Oficina, como giros.
Se debe solicitar al menos factura simplificada para entregar a cada cliente.
Cuando se trate de admisión de giros, el SSRR tiene que entregar al cliente el formulario de admisión provisional de giro rurales. El cliente lo cumplimenta en todos sus campos, cuando se trate de giros nacionales dirigidos a domicilio o a apartado, es necesario informar del DOI del destinatario. En caso de no estar dado de alta en la BBDD de PBC ese DOI, el sistema sólo deja realizar la admisión en la modalidad de envío de dinero inmediato. Debe cumplimentarlo por duplicado (ejemplar para Correos y ejemplar para el Cliente) y firma el conforme. El SSRR también debe firmar, indicando su N.I.P.
Al rellenar este nuevo formulario, no es necesario adjuntar DAE rurales.
El SSRR solicita el DOI (documento oficial de identificación) al remitente del giro y comprueba que el documento aportado es válido y está en vigor, verificando que los datos escritos en el formulario de admisión provisional de giro se corresponden con los datos del DOI.
Las operaciones de envío de dinero están sujetas a una estricta reglamentación y a controles en materia de prevención de blanqueo de capitales. Siempre hay que informar al cliente que la admisión del giro debe considerarse como "provisional", hasta que no se formalice en los sistemas de la Oficina Técnica y pase todos los controles correspondientes. En algunos casos puede ser necesario solicitar al remitente del giro más información o documentos, llegando en ocasiones a anular la operación. En el caso de que sea necesario solicitar al cliente información adicional, se procede a devolver el importe del giro al SSRR para que devuelva el dinero al cliente, informándole que por motivos de PBC debe enviar el giro directamente desde la Oficina Técnica.
Si el cliente se niega, el giro no puede ser admitido.
Se procede a cobrar al cliente el importe del servicio prestado.
En el caso de envío de dinero, con el formulario de admisión provisional de giro cumplimentado y firmado por el remitente y el SSRR, y habiendo solicitado una copia del DOI, se procede a cobrar los importes correspondientes:
Todos los productos registrados admitidos por los SSRR, tanto en los casos de SSRR con liquidación "diferida" (no liquidan directamente en la Oficina Técnica), como aquellos que sí lo hacen directamente en la Oficina Técnica de la que dependen, serán enviados (salvo las oficinas satélites), a la Oficina Técnica liquidadora, para que ésta proceda a su admisión a través de IRIS. La documentación y los importes deben ir en valija, formando parte del despacho con los envíos según se establece en el proceso de liquidación de rurales.
Los SSRR que tengan establecida la admisión al paso, admitirán los distintos productos advirtiendo al cliente que en el caso de envíos cuya admisión se realice de forma provisional, los plazos de calidad comenzarán a partir de la admisión definitiva en la Oficina.
Para la venta de productos parapostales (sobres, sellos, embalajes prefranqueados…) el SSRR accede desde la aplicación HERA (PDA) a la opción “Venta de productos”. Se lee con la PDA el código del producto seleccionado por el cliente y la aplicación muestra el importe unitario del producto, la cantidad de existencias disponible y permite indicar la cantidad deseada de cada producto. Una vez seleccionados todos los productos que desea el cliente e informada la cantidad deseada de cada uno de ellos se procede al cobro del importe total a través de tarjeta bancaria y se entrega al cliente los productos adquiridos.
Para el Cobro de recibos el SSRR accede desde la aplicación HERA (PDA) a la opción Contratar servicios>>Cobro de recibos.
A continuación se lee el código de barras del recibo del cliente para obtener todos los datos e importes.
El formulario con la información del pago del recibo se puede enviar al cliente por email (si así lo solicita y facilita su dirección de email), si el cliente no desea recibirlo de este modo se generará una etiqueta para adherir al recibo con toda la información (empresa beneficiaria, identificador del pago, nombre y Codired de la oficina (Oficina del SSRR), importe pagado, fecha y hora).
Si se anula el cobro, al pulsar el icono de la papelera, el sistema obliga a introducir el mismo código introducido al realizar la operación de cobro del recibo, una vez introducido pulsar “Aceptar” y se anula el cobro.
Los SSRR pueden prestar, a través de la aplicación HERA (PDA), algunos servicios de la DGT de los ofrecidos por Correos. Para acceder se debe seleccionar en la pantalla principal la opción Contratar Servicios>>DGT y, a continuación, elegir:
Se debe concertar con el cliente fecha de entrega del distintivo a partir del día siguiente de la solicitud. El SSRR lo recibirá y entregará en la fecha concertada.
Si el cliente desiste del servicio se anulará eliminando la operación de bolsa con el botón de la papelera y se deberá comunicar a la oficina de referencia indicando matricula del vehículo y DNI del solicitante.
Para la venta de billetes y entradas el SSRR accede desde la aplicación HERA (PDA) a la opción Contratar servicios>>Venta de billetes.
El acceso a la aplicación de venta de billetes y entradas se hace con el usuario y contraseña habitual.
Una vez dentro de la aplicación se realiza la búsqueda del servicio deseado por el cliente (entradas a espectáculos, billetes…), una vez seleccionado el servicio cumplimentar los datos que solicite la aplicación y subirá a bolsa el importe del servicio que debe ser cobrado al cliente. Con el importe cobrado confirmar la operación y se enviará al cliente el producto por email.
Si el cliente desiste del servicio se deberá anular accediendo de nuevo al menú “Venta de billetes”, tras loguearse de nuevo en la aplicación seleccionar en el desplegable “Compras confirmadas” y el código de la operación a anular, pulsando para finalizar “Cancelar compra”.
Una vez recepcionado el envío y comprobado que todo está correcto y los impresos de admisión debidamente cumplimentados, se da de alta en IRIS, grabando los datos en el sistema de acuerdo con la categoría de cada envío.
En el alta en IRIS de cartas certificadas, certificadas urgentes y Paquetería ha de grabarse la referencia del M-ll para el seguimiento del envío por parte del cliente.
Si el rural es de los que utilizan estampillas, al dar de alta los envíos^ en IRIS ha de marcarse el check "Venta con estampilladora", para que el gasto se cargue al control de la estampilladora correspondiente.
En caso de detectar alguna anomalía, no se podrá realizar la admisión, informando al SSRR.
ENVÍO DE DINERO: para la admisión de envío de dinero y si los controles de PBC así lo permiten, la Oficina Técnica procede a dar de alta el envío de dinero en la aplicación IRIS con las formalidades de rigor.
GRABACIÓN ESTADÍSTICA EN SIE: a efectos de grabación en el sistema estadístico (SIE), los productos admitidos por los SSRR serán considerados como admitidos, una vez que se hayan dado de alta en IRIS. Por lo tanto, el tratamiento estadístico de los envíos que lleguen a la Oficina encargada de su grabación en IRIS, sin tiempo para ser grabados antes de la salida de la conducción, nunca será el de PENDIENTE.
Generar resguardo en IRIS: la Oficina Técnica procede a la admisión de los envíos por el sistema IRIS, imprime las etiquetas y el formulario de admisión en su caso.
ENVÍO DE DINERO: se genera un nuevo formulario al dar de alta en IRIS que se unirá al formulario provisional de admisión aportado por el cliente de SSRR. Se entrega al SSRR el formulario de admisión generado por la aplicación (IRIS) para su entrega definitiva al cliente. El SSRR debe entregar con posterioridad el impreso de admisión de giro al cliente.
Al finalizar la jornada, el SSRR debe liquidar los importes (ventas de estampillas, productos para la venta y otros servicios y giros) con la Oficina Técnica de la que dependa.
La liquidación se realizará por el procedimiento habitual, bien en propia mano o a través de valija.
Liquidar importe de estampillas: todos los días el SSRR responsable de una expendedora de estampillas tiene que liquidar los importes procedentes de la venta de estampillas con la Oficina Técnica de la que dependa.
Liquidar importe de envío de dinero: diariamente el SSRR liquidará con la Oficina Técnica los giros trabajados:
Liquidar importe de productos para la venta: diariamente el SSRR liquidará con la Oficina Técnica de la que depende el importe de la venta de productos. En la liquidación deberá aportar:
Los importes de las ventas, se deben enviar todos los días para que la oficina al grabar en IRIS las ventas pueda generar la factura que se debe entregar al cliente.